:: Оптимизиране на разходите за печат
Сега му е времетоВъпреки че някои икономики показват плахи признаци за възстановяване, финансовите анализи ни предупреждават да не бъдем твърде големи оптимисти. Процентът на безработицата в България се е повишил от 5,2% през септември миналата година на 7,6% през септември тази година и анализаторите предричат, че ако има възстановяване, то ще е нестабилно. Така че, ако имате собствен бизнес, със сигурност ще искате да имате поглед върху финансите на фирмата си така, че да можете да прецените откъде можете да спестите пари. Сега е най-подходящият момент за това. Една област, която определено заслужава вашето внимание, това са разходите за печат.
Когато става въпрос за принтери и многофункционални устройства, повечето хора са склонни да се фокусират върху цената на закупуване на тези устройства, като правят избора си предимно на базата на първоначалната им цена. На практика обаче има много други неща, които са по-важни от цената, записана на етикета на тези устройства. Веднъж въведен в експлоатация, всеки принтер или многофункционално устройство, независимо дали използва мастиленоструйна или лазерна технология, води до допълнителни разходи. Вие ще плащате за консумативи и поддръжка, а понякога дори и за ремонт през времето на ползване на устройството.
Според чешката компания Janus, създала решението за оптимизация на разходите и защита на печата MyQ, до 60% от разходите за печат на всяка фирма могат да бъдат спестени. За да помогне на фирмите да постигнат устойчиво намаляване на разходите си за печат, тя дефинира и разделя процеса на 4 стъпки: „Идентификация“, „Управление и контрол“, „Оптимизиране“ и „Финансиране“. По време на фазата „Идентификация“ се прави анализ на обема на отпечатаните документи, анализират се навиците на всеки от потребителите на устройствата и се установява кои от тях се ползват повече от възможностите им, кои не се натоварват достатъчно и поради тази причина генерират ненужни разходи. На следващия етап – „Управление и контрол“, може да се направят значителни икономии по няколко начина. Лесна и същевременно ефикасна мярка е двустранният печат да се направи печат по подразбиране, като се отметне съответната опция в драйвера на устройството. Това незабавно ще редуцира консумацията на хартия в офиса, а оттам разходите и мястото за съхранение на документите. Друга мярка, която може да се предприеме по време на този етап, е да се ограничи или блокира възможността да се печатат лични документи (снимки, карти, указания, лични писма и т.н.). Аналогичен ефект има и определянето на квоти (на потребител, на устройство). Тези относително прости мерки могат да спестят на фирмата до 20% от разходите за печат.
В допълнение на тези спестяващи разходи мерки съществуват и възможности за финансиране, което е последният етап от четиристъпковия процес. Вместо просто да купите устройствата, вие можете например да ги вземете под наем и да изнесете целия печат извън фирмата. Така ще отпаднат грижите за сервиз и поддръжка, както и за доставката на консумативи, печатащите устройства ще бъдат добре поддържани, ще се минимизират престоите и ще се повиши производителността. Анализите показват, че по този начин могат да бъдат спестени до 10% от обичайните разходи за печат на фирмата...
